So automatisierst du Kunden-Follow-ups über WhatsApp, Gmail und Telegram

Follow-ups sind wichtiger als die erste Nachricht

Die meisten Deals werden nicht bei der ersten Nachricht abgeschlossen. Menschen sehen deine Nachricht, werden abgelenkt, und dann verschwindest du unter einem Berg aus Chats und E-Mails.

Ein einfaches Follow-up zur richtigen Zeit kann Antworten verdoppeln, aber es manuell über WhatsApp, Gmail und Telegram zu machen, ist anstrengend. Genau da hilft ein kleines, gut designtes Follow-up-System.

Wie ein einfaches Follow-up-System aussieht (kein CRM nötig)

Du brauchst kein riesiges CRM, um konsistent zu sein. Ein Basis-Follow-up-System hat drei Teile:

Eine Liste von Personen, bei denen du dich melden willst.
Eine kurze Sequenz an Nachrichten (Touch 1, Touch 2, Touch 3).
Einen Zeitplan, der diese Follow-ups zur richtigen Zeit sendet.

Du kannst das über WhatsApp, Gmail und Telegram laufen lassen. Der Schlüssel ist: simpel und respektvoll, nicht spamig.

Wann du WhatsApp, Gmail und Telegram nutzen solltest

Alle drei Channels sind nützlich, aber sie glänzen in unterschiedlichen Situationen:

Bester Channel je Kontext	Am besten für	Warum es passt	Beispiel-Follow-up
WhatsApp Schnell, persönlich	Warme Leads, bestehende Kunden Fühlt sich wie ein persönlicher Stupser an	Leute, die schon mit dir im Chat sprechen	„Hey @recipient_first_name, kurzes Follow-up zu deiner Bestellung. Gibt’s Fragen?“
Gmail Länger, formeller	Angebote, Vorschläge, Dokumente Wirkt professionell	Wenn du Formatierung oder Anhänge brauchst	„Ich schiebe das nur nochmal nach oben in deinem Posteingang. Gerne kläre ich alles.“
Telegram Techy, Community-Feel	Communities, Channels, Tech-User Häufig bei Krypto, Dev und Nischen-Gruppen	Updates und schnelle DMs, wenn Telegram die Standard-App ist	„Kurzer Check-in zum Update von vorher. Irgendwelches Feedback?“

Praktische Regel

Fasse im gleichen Channel nach, in dem das Gespräch gestartet ist, außer die Person bevorzugt klar einen anderen.

3 einfache Follow-up-Sequenzen, die du wiederverwenden kannst

Hier sind drei Sequenzen, die du über Channels hinweg laufen lassen kannst. Sie sind bewusst kurz, damit sie normal wirken, nicht pushy. Nutze sie als Startpunkt und passe den Ton an.

1) Neuer Lead (3 Touches)

Touch 1 (gleicher Tag) – WhatsApp oder E-Mail: „Hi @recipient_first_name, hier sind die Infos, über die wir gesprochen haben. Wenn du willst, kann ich dir auch die beste Option empfehlen.“
Touch 2 (2–3 Tage später) – gleicher Channel: „Kurzes Follow-up @recipient_first_name. Willst du diese Woche loslegen oder soll ich später nochmal nachfragen?“
Touch 3 (1 Woche später) – gleicher Channel: „Letztes Follow-up von mir @recipient_first_name. Wenn es gerade nicht passt, völlig ok. Soll ich das schließen?“

2) Bestehende Kunden (Check-in nach Lieferung)

Touch 1 (1–2 Tage nach Lieferung) – WhatsApp: „Hi @recipient_first_name, kurzer Check-in. Läuft bisher alles gut?“
Touch 2 (1 Woche später) – WhatsApp oder E-Mail: „Wenn irgendwas verwirrend oder nicht ideal ist, sag’s mir, ich fix das für dich.“

3) Verpasste Termine oder Calls

Touch 1 (gleicher Tag) – WhatsApp: „Hi @recipient_first_name, wir haben dich heute verpasst. Willst du für einen anderen @day_of_week um @time_12h neu planen?“
Touch 2 (2–3 Tage später) – WhatsApp oder SMS: „Kein Problem. Soll ich dir diese Woche oder nächste Woche einen Slot freihalten?“

Weniger ist mehr

Wenn jemand nach diesen Touches immer noch nicht antwortet, ist es meistens besser zu stoppen, statt mehr Druck aufzubauen.

TikTask Smart-Variablen nutzen, damit Nachrichten menschlich bleiben

TikTask lässt dich Smart-Variablen in Vorlagen einsetzen, damit Follow-ups sich anfühlen, als wären sie für eine echte Person geschrieben, nicht kopiert.

@recipient_first_name – persönliche Begrüßung.
@my_first_name – macht klar, wer schreibt.
@day_of_week und @time_12h – hilft, den Zeitpunkt konkret zu sehen.
@my_contact_details – falls du „So erreichst du mich“ hinzufügen willst.

So baust du diesen Workflow in TikTask (Schritt für Schritt)

So richtest du das mit TikTask ein, damit es von allein läuft, während du die Kontrolle behältst.

1. Empfängerlisten nach Typ anlegen

Starte mit Listen wie „Neue Leads – WhatsApp“, „Neue Leads – E-Mail“, „Bestehende Kunden“, „Verpasste Termine“. Speichere sie einmal, damit du nicht jedes Mal neu auswählen musst.

2. Sequenz-Vorlagen in Textsammlungen speichern

Erstelle eine Textsammlung namens „Follow-ups“. Lege Vorlagen für Touch 1, Touch 2, Touch 3 an. Nutze Smart-Variablen, wo es Sinn ergibt, zum Beispiel @recipient_first_name und @day_of_week.

3. Pro Touch einen Task erstellen (pro Channel)

Zum Beispiel: Task 1 = WhatsApp-Touch für neue Leads, Task 2 = E-Mail-Follow-up, Task 3 = WhatsApp letzter Reminder. Verknüpfe jeden Task mit der passenden Textsammlungs-Vorlage und Empfängerliste.

4. Zeitpläne setzen und mit einer kleinen Gruppe testen

Starte mit einer kleinen Liste (3–5 Personen) und prüfe Timing und Ton, bevor du skalierst.

Respektvoll bleiben: Opt-in, Timing und Ausstieg

Automatisierung ist stark, kann aber auch nerven, wenn du vergisst, dass auf der anderen Seite ein Mensch sitzt.

✅ Stell sicher, dass Menschen wirklich von dir hören wollen (oder klar vorher interagiert haben).

✅ Halte einen vernünftigen Rhythmus: 2–3 Follow-ups reichen meistens.

✅ Halte Nachrichten kurz und leicht zu beantworten.

✅ Biete einen einfachen Ausstieg: „Wenn du kein Interesse hast, kein Stress, sag es kurz, dann höre ich auf.“

✅ Kopiere nicht exakt denselben Text gleichzeitig auf alle Channels.

Einfache Faustregel

Wenn ein Follow-up ok wäre, es selbst zu bekommen, ist es wahrscheinlich ok zu senden. Wenn du es stumm schalten oder blockieren würdest, automatisier es nicht.

Klein starten, dann das System wachsen lassen

Du brauchst kein großes CRM, um konsistent zu sein. Ein kleines Follow-up-System über WhatsApp, Gmail und Telegram bringt dich schon vor die meisten, die sich auf Erinnerung verlassen.

Starte mit einer Sequenz und einer Liste. Wenn es läuft, kannst du mehr Channels, mehr Listen und mehr Routinen ergänzen. TikTask sorgt dafür, dass die Routine läuft, während du dich auf die echten Gespräche konzentrierst.

Multi-Channel-Follow-up FAQ

Wie viele Follow-ups sollte ich automatisieren?

In den meisten Fällen reichen 2 bis 3 Touches. Wenn jemand danach nicht antwortet, ist es meist besser zu stoppen, außer die Person meldet sich später wieder.

Soll ich auf allen Channels gleichzeitig nachfassen?

Meistens nein. Bleib bei dem Channel, in dem das Gespräch gestartet ist, außer die Person bevorzugt klar etwas anderes. Überall gleichzeitig zu senden wirkt wie Spam.

Was, wenn ich Angst habe, robotisch zu klingen?

Halte Nachrichten kurz, nutze @recipient_first_name für Namen und schreibe so, wie du sprichst. Automatisierung soll dir helfen, dich zu erinnern, nicht deine Persönlichkeit ändern.