Come automatizzare i follow-up dei clienti su WhatsApp, Gmail e Telegram

I follow-up contano più dei primi messaggi

La maggior parte delle trattative non si chiude al primo messaggio. Le persone vedono il tuo messaggio, si distraggono e poi tu sparisci sotto una montagna di chat ed email.

Un follow-up semplice inviato al momento giusto può raddoppiare le risposte, ma farlo manualmente su WhatsApp, Gmail e Telegram è estenuante. È qui che un piccolo sistema di follow-up ben progettato aiuta.

Come appare un sistema di follow-up semplice (senza CRM)

Non ti serve un grande CRM per essere costante. Un sistema di follow-up base ha tre parti:

Una lista di persone con cui vuoi fare check-in.
Una piccola sequenza di messaggi (tocco 1, tocco 2, tocco 3).
Una programmazione che invia quei follow-up al momento giusto.

Puoi farlo su WhatsApp, Gmail e Telegram. La chiave è mantenerlo semplice e rispettoso, non invadente.

Quando usare WhatsApp, Gmail e Telegram

Tutti e tre i canali sono utili, ma brillano in situazioni diverse:

Canale migliore in base al contesto	Ideale per	Perché è adatto	Esempio di follow-up
WhatsApp Veloce, personale	Lead caldi, clienti esistenti Sembra un promemoria personale	Persone che già parlano con te in chat	“Ciao @recipient_first_name, piccolo follow-up sul tuo ordine. Hai domande?”
Gmail Più lungo, più formale	Preventivi, proposte, documenti Sembra professionale	Quando serve formattazione o allegati	“Lo riporto in cima alla tua inbox. Felice di chiarire qualsiasi cosa.”
Telegram Tech, vibe community	Community, canali, utenti tech Comune per crypto, dev e gruppi di nicchia	Aggiornamenti e DM rapidi quando Telegram è l’app principale	“Check-in rapido sull’aggiornamento che ho condiviso prima. Feedback?”

Regola pratica

Fai follow-up sullo stesso canale dove è iniziata la conversazione, a meno che la persona preferisca chiaramente un altro.

3 sequenze di follow-up semplici che puoi riutilizzare

Ecco tre sequenze che puoi eseguire su più canali. Sono corte di proposito, così sembrano normali, non pressanti. Usale come punto di partenza e adatta il tono.

1) Nuovo lead (3 tocchi)

Tocco 1 (stesso giorno) – WhatsApp o email: “Ciao @recipient_first_name, ti condivido le info di cui abbiamo parlato. Se ti aiuta, posso anche suggerirti l’opzione migliore per te.”
Tocco 2 (2–3 giorni dopo) – stesso canale: “Follow-up rapido @recipient_first_name. Vuoi procedere questa settimana o preferisci che ricontatti più avanti?”
Tocco 3 (1 settimana dopo) – stesso canale: “Ultimo follow-up da parte mia @recipient_first_name. Se per ora è un no, nessun problema. Devo chiudere qui?”

2) Clienti esistenti (check-in dopo la consegna)

Tocco 1 (1–2 giorni dopo la consegna) – WhatsApp: “Ciao @recipient_first_name, piccolo check-in. Va tutto bene finora?”
Tocco 2 (1 settimana dopo) – WhatsApp o email: “Se qualcosa è confuso o non ideale, dimmelo e lo sistemo per te.”

3) Appuntamenti o chiamate perse

Tocco 1 (stesso giorno) – WhatsApp: “Ciao @recipient_first_name, oggi ci siamo persi. Vuoi riprogrammare per un altro @day_of_week alle @time_12h?”
Tocco 2 (2–3 giorni dopo) – WhatsApp o SMS: “Nessun problema. Vuoi che tenga uno slot per questa settimana o per la prossima?”

Meno è meglio

Se una persona non risponde ancora dopo questi tocchi, di solito è meglio fermarsi invece di aumentare la pressione.

Usare le Variabili intelligenti di TikTask così i messaggi restano umani

TikTask ti permette di inserire Variabili intelligenti nei tuoi modelli, così i follow-up sembrano scritti per una persona reale, non copiati e incollati.

@recipient_first_name – saluto personale.
@my_first_name – rende chiaro chi sta scrivendo.
@day_of_week e @time_12h – aiuta le persone a visualizzare esattamente quando.
@my_contact_details – se vuoi aggiungere un semplice “ecco come contattarmi”.

Come costruire questo workflow in TikTask (passo dopo passo)

Ecco un modo semplice per configurarlo con TikTask in modo che funzioni da solo, mentre tu resti al controllo.

1. Crea Liste destinatari per tipo

Inizia con liste come “Nuovi lead – WhatsApp”, “Nuovi lead – Email”, “Clienti esistenti”, “Appuntamenti persi”. Salvale una volta così non devi selezionare persone ogni volta.

2. Salva i modelli della sequenza nei Bucket di testo

Crea un Bucket di testo chiamato “Follow-up”. Aggiungi modelli per Tocco 1, Tocco 2, Tocco 3. Inserisci Variabili intelligenti dove ha senso, come @recipient_first_name e @day_of_week.

3. Crea un’attività per ogni tocco (per canale)

Per esempio, Attività 1 = tocco WhatsApp per nuovi lead, Attività 2 = follow-up email, Attività 3 = promemoria finale su WhatsApp. Collega ogni attività al modello del Bucket di testo e alla Lista destinatari giusta.

4. Imposta le programmazioni e testa con un gruppo piccolo

Inizia con una lista minuscola (3–5 persone) e assicurati che timing e tono siano giusti prima di scalare.

Rimanere rispettosi: opt-in, timing ed uscita

L’automazione è potente, ma può anche essere fastidiosa se ti dimentichi che dall’altra parte c’è una persona.

✅ Assicurati che le persone abbiano davvero chiesto di sentirti (o abbiano interagito chiaramente prima).

✅ Imposta un ritmo ragionevole: 2–3 follow-up di solito bastano.

✅ Mantieni i messaggi brevi e facili a cui rispondere.

✅ Offri un’uscita semplice: “Se non ti interessa, nessun problema, dimmelo e mi fermo.”

✅ Non copiare e incollare lo stesso testo identico su tutti i canali nello stesso momento.

Regola semplice

Se un follow-up andrebbe bene da ricevere anche per te, probabilmente va bene inviarlo. Se lo silenzieresti o lo bloccheresti, non automatizzarlo.

Inizia in piccolo, poi lascia crescere il sistema

Non ti serve un grande CRM per essere costante. Un piccolo sistema di follow-up su WhatsApp, Gmail e Telegram ti mette già davanti alla maggior parte delle persone che si affidano alla memoria.

Inizia con una sequenza e una lista. Una volta che funziona, puoi aggiungere più canali, più liste e più routine. TikTask è lì per far girare la routine mentre tu ti concentri sulle conversazioni reali.

FAQ follow-up multi-canale

Quanti follow-up dovrei automatizzare?

Nella maggior parte dei casi, 2 o 3 tocchi sono sufficienti. Se una persona non risponde dopo quello, di solito è meglio fermarsi a meno che poi non si riattivi.

Dovrei fare follow-up su tutti i canali insieme?

Di solito no. Resta sul canale dove hai iniziato la conversazione, a meno che la persona preferisca chiaramente altro. Inviare lo stesso messaggio ovunque nello stesso momento sembra spam.

E se ho paura di sembrare robotico?

Tieni i messaggi brevi, usa i nomi con @recipient_first_name e scrivi come parli. L’automazione deve aiutarti a ricordare, non cambiare la tua personalità.