Πώς να αυτοματοποιήσεις επαναληπτικά follow-ups σε πελάτες σε WhatsApp, Gmail και Telegram

Τα follow-ups μετράνε περισσότερο από το πρώτο μήνυμα

Οι περισσότερες συμφωνίες δεν κλείνουν στο πρώτο μήνυμα. Ο κόσμος βλέπει το μήνυμα, αποσπάται και μετά χάνεσαι κάτω από μια στοίβα chats και emails.

Ένα απλό follow-up τη σωστή στιγμή μπορεί να διπλασιάσει τις απαντήσεις, αλλά το να το κάνεις χειροκίνητα σε WhatsApp, Gmail και Telegram είναι εξαντλητικό. Εκεί βοηθάει ένα μικρό, σωστά σχεδιασμένο σύστημα follow-up.

Πώς μοιάζει ένα απλό σύστημα follow-up (χωρίς CRM)

Δεν χρειάζεσαι τεράστιο CRM για συνέπεια. Ένα βασικό σύστημα follow-up έχει τρία μέρη:

Μια λίστα ανθρώπων με τους οποίους θέλεις να κάνεις check-in.
Μια μικρή ακολουθία μηνυμάτων (touch 1, touch 2, touch 3).
Ένα πρόγραμμα που στέλνει τα follow-ups στην κατάλληλη στιγμή.

Μπορείς να το τρέξεις σε WhatsApp, Gmail και Telegram. Το κλειδί είναι να μείνει απλό και σεβαστό, όχι σπαμ.

Πότε να χρησιμοποιήσεις WhatsApp, Gmail και Telegram

Και τα τρία είναι χρήσιμα, αλλά “λάμπουν” σε διαφορετικές περιπτώσεις:

Καλύτερο κανάλι ανά περίπτωση	Καλύτερο για	Γιατί ταιριάζει	Παράδειγμα follow-up
WhatsApp Γρήγορο, προσωπικό	Ζεστά leads, υπάρχοντες πελάτες Μοιάζει με προσωπικό “σκούντημα”	Άνθρωποι που ήδη μιλάνε μαζί σου σε chat	«Γεια σου @recipient_first_name, ένα γρήγορο follow-up για την παραγγελία σου. Έχεις απορίες;»
Gmail Πιο μεγάλο, πιο επίσημο	Προσφορές, προτάσεις, έγγραφα Δείχνει επαγγελματικό	Όταν χρειάζεσαι μορφοποίηση ή συνημμένα	«Απλώς το ανεβάζω λίγο ψηλότερα στα εισερχόμενά σου. Χαίρομαι να διευκρινίσω οτιδήποτε.»
Telegram Πιο “tech”, αίσθηση κοινότητας	Κοινότητες, κανάλια, tech χρήστες Συνηθισμένο σε crypto, dev και niche ομάδες	Updates και γρήγορα DMs όπου το Telegram είναι η default εφαρμογή	«Γρήγορο check-in για το update που μοιράστηκα νωρίτερα. Έχεις feedback;»

Πρακτικός κανόνας

Κάνε follow-up στο ίδιο κανάλι όπου ξεκίνησε η συζήτηση, εκτός αν ο άλλος προτιμά ξεκάθαρα κάποιο άλλο.

3 απλές ακολουθίες follow-up που μπορείς να επαναχρησιμοποιείς

Ορίστε τρεις ακολουθίες που μπορείς να τρέχεις σε διαφορετικά κανάλια. Είναι επίτηδες σύντομες, για να φαίνονται φυσιολογικές, όχι πιεστικές. Χρησιμοποίησέ τες ως αφετηρία και προσαρμόσε τον τόνο.

1) Νέο lead (3 touches)

Touch 1 (την ίδια μέρα) – WhatsApp ή email: «Γεια σου @recipient_first_name, σου στέλνω τις πληροφορίες που λέγαμε. Αν βοηθάει, μπορώ να σου προτείνω και την καλύτερη επιλογή για σένα.»
Touch 2 (2–3 μέρες μετά) – ίδιο κανάλι: «Γρήγορο follow-up @recipient_first_name. Θέλεις να προχωρήσουμε αυτή την εβδομάδα ή να ξαναμιλήσουμε αργότερα;»
Touch 3 (1 εβδομάδα μετά) – ίδιο κανάλι: «Τελευταίο follow-up από μένα @recipient_first_name. Αν είναι όχι προς το παρόν, κανένα θέμα. Να το κλείσω;»

2) Υπάρχοντες πελάτες (check-in μετά την παράδοση)

Touch 1 (1–2 μέρες μετά την παράδοση) – WhatsApp: «Γεια σου @recipient_first_name, απλώς κάνω check-in. Όλα λειτουργούν καλά μέχρι τώρα;»
Touch 2 (1 εβδομάδα μετά) – WhatsApp ή email: «Αν κάτι είναι μπερδεμένο ή όχι ιδανικό, πες μου και θα το φτιάξω.»

3) Χαμένα ραντεβού ή κλήσεις

Touch 1 (την ίδια μέρα) – WhatsApp: «Γεια σου @recipient_first_name, σε χάσαμε σήμερα. Θέλεις να το κλείσουμε ξανά για @day_of_week στις @time_12h;»
Touch 2 (2–3 μέρες μετά) – WhatsApp ή SMS: «Κανένα πρόβλημα. Να σου κρατήσω θέση αυτή την εβδομάδα ή την επόμενη;»

Λιγότερο είναι περισσότερο

Αν κάποιος δεν απαντάει και μετά από αυτά τα touches, συνήθως είναι καλύτερο να σταματήσεις αντί να αυξήσεις την πίεση.

Χρησιμοποιώντας Έξυπνες μεταβλητές του TikTask ώστε τα μηνύματα να νιώθουν ανθρώπινα

Το TikTask σου επιτρέπει να βάζεις Έξυπνες μεταβλητές μέσα στα πρότυπά σου, ώστε τα follow-ups να μοιάζουν ότι γράφτηκαν για έναν πραγματικό άνθρωπο, όχι ότι έγιναν αντιγραφή-επικόλληση.

@recipient_first_name – προσωπικός χαιρετισμός.
@my_first_name – ξεκαθαρίζει ποιος γράφει.
@day_of_week και @time_12h – βοηθά να γίνει ξεκάθαρο πότε ακριβώς.
@my_contact_details – αν θέλεις να προσθέσεις ένα απλό “να πώς θα με βρεις”.

Πώς να το στήσεις στο TikTask (βήμα βήμα)

Ορίστε ένας απλός τρόπος να το στήσεις με το TikTask ώστε να τρέχει μόνο του, ενώ εσύ παραμένεις σε έλεγχο.

1. Δημιούργησε Λίστες παραληπτών ανά τύπο

Ξεκίνα με λίστες όπως “Νέα Leads – WhatsApp”, “Νέα Leads – Email”, “Υπάρχοντες πελάτες”, “Χαμένα ραντεβού”. Αποθήκευσέ τες μία φορά για να μην επιλέγεις κόσμο κάθε φορά.

2. Αποθήκευσε τα πρότυπα της ακολουθίας σου σε Κάδους κειμένου

Δημιούργησε έναν Κάδο κειμένου με όνομα “Follow-ups”. Πρόσθεσε πρότυπα για Touch 1, Touch 2, Touch 3. Βάλε μεταβλητές όπου έχει νόημα, όπως @recipient_first_name και @day_of_week.

3. Δημιούργησε μία εργασία ανά touch (ανά κανάλι)

Π.χ. Εργασία 1 = WhatsApp touch για νέα leads, Εργασία 2 = email follow-up, Εργασία 3 = τελική υπενθύμιση στο WhatsApp. Σύνδεσε κάθε εργασία με το σωστό πρότυπο (Κάδο κειμένου) και τη σωστή Λίστα παραληπτών.

4. Ρύθμισε προγράμματα και δοκίμασε με μικρή ομάδα

Ξεκίνα με μικρή λίστα (3–5 άτομα) και βεβαιώσου ότι timing και τόνος είναι σωστά πριν μεγαλώσεις.

Σεβασμός: opt-in, timing και έξοδος

Ο αυτοματισμός είναι δυνατός, αλλά μπορεί να γίνει ενοχλητικός αν ξεχάσεις ότι υπάρχει άνθρωπος από την άλλη πλευρά.

✅ Βεβαιώσου ότι ο άλλος ζήτησε να ακούσει νέα σου (ή αλληλεπίδρασε ξεκάθαρα πριν).

✅ Βάλε λογικό ρυθμό: 2–3 follow-ups συνήθως αρκούν.

✅ Κράτα τα μηνύματα σύντομα και εύκολα να απαντηθούν.

✅ Δώσε εύκολη έξοδο: «Αν δεν σε ενδιαφέρει, κανένα θέμα, πες μου και σταματάω.»

✅ Μην στέλνεις ακριβώς το ίδιο κείμενο σε όλα τα κανάλια ταυτόχρονα.

Απλός κανόνας

Αν ένα follow-up θα ήταν ok να το λάβεις εσύ ο ίδιος, μάλλον είναι ok να το στείλεις. Αν θα το έκανες σίγαση ή θα το μπλόκαρες, μην το αυτοματοποιήσεις.

Ξεκίνα μικρά, μετά άσε το σύστημα να μεγαλώσει

Δεν χρειάζεσαι μεγάλο CRM για να είσαι συνεπής. Ένα μικρό σύστημα follow-up σε WhatsApp, Gmail και Telegram ήδη σε βάζει μπροστά από όσους βασίζονται στη μνήμη.

Ξεκίνα με μία ακολουθία και μία λίστα. Μόλις δουλέψει, μπορείς να προσθέσεις περισσότερα κανάλια, περισσότερες λίστες και περισσότερες ρουτίνες. Το TikTask είναι εκεί για να κρατάει τη ρουτίνα να τρέχει, ενώ εσύ εστιάζεις στις πραγματικές συζητήσεις.

FAQ follow-up πολλαπλών καναλιών

Πόσα follow-ups να αυτοματοποιήσω;

Στις περισσότερες περιπτώσεις, 2 έως 3 touches αρκούν. Αν κάποιος δεν απαντά μετά από αυτό, συνήθως είναι καλύτερο να σταματήσεις, εκτός αν αργότερα ξαναενεργοποιηθεί.

Να κάνω follow-up σε όλα τα κανάλια ταυτόχρονα;

Συνήθως όχι. Μείνε στο κανάλι όπου ξεκίνησε η συζήτηση, εκτός αν ο άλλος προτιμά ξεκάθαρα κάτι άλλο. Το ίδιο μήνυμα παντού ταυτόχρονα μοιάζει με spam.

Κι αν φοβάμαι ότι ακούγομαι “ρομποτικός”;

Κράτα τα μηνύματα σύντομα, χρησιμοποίησε @recipient_first_name και γράφε όπως μιλάς. Ο αυτοματισμός πρέπει να σε βοηθά να θυμάσαι, όχι να αλλάζει την προσωπικότητά σου.